Daimler Truck потерял $3.8 млн из-за хищения бывшим менеджером автопарка. Это не просто новость, это предупреждение для каждого владельца бизнеса.
Как? Злоупотребление доверием и отсутствие прозрачности в закупках. Менеджер контролировал расходы и сам же их утверждал.
Для небольшого автопарка риски выше. Владелец сам гоняет машины, сам считает деньги, сам закупает запчасти. На контроль времени не остаётся. А тот, кто сидит на закупках, через полгода знает систему лучше хозяина.
Как обезопасить бизнес:
- Системы учёта. 1С:УАТ, Wialon или аналоги. Топливо, запчасти, ТО, маршруты — всё в одной базе. Списать бочку солярки «налево» становится сложнее, когда каждая заправка видна в системе.
- Разделение обязанностей. Даже в маленьком автопарке это реально сделать.
- Регулярный аудит. Раз в квартал сверяйте документы с фактом. Сколько закупили, сколько списали, сколько на складе. Внешний аудитор раз в год обойдётся дешевле, чем пропажа.
- Контроль расходов. Лимиты на закупки, утверждение крупных трат лично владельцем, прозрачные отчёты.
Чек-лист для владельца автопарка:
— Все ли расходы подтверждены документами?
— Есть ли система контроля топлива?
— Кто имеет доступ к деньгам и закупкам?
— Когда последний раз сверяли склад с учётом?
— Кто проверяет того, кто проверяет?
Не ждите, пока это случится с вами. Проверьте свои системы контроля уже сегодня. Сохрани — пригодится в работе.
Как менеджер мог годами выводить деньги?
Он совмещал контроль над расходами и их утверждение. Никто не перепроверял его решения.
Что сделать владельцу малого автопарка в первую очередь?
Разделить закупку, приёмку и оплату между разными людьми и внедрить систему учёта топлива.
По данным FreightWaves
Не нашли ответ? Спросите Цифрового механика.