Транспортная отрасль России находится в состоянии «цифрового перехода». Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года использование бумажных путевых листов при коммерческих перевозках будет полностью прекращено. Однако до наступления этого «Часа X» у перевозчиков есть легальная возможность использовать обе формы документов.
В данной статье разберем, как правильно организовать гибридный документооборот, чтобы избежать претензий со стороны налоговой и контролирующих органов.
Правовой статус переходного периода
Вплоть до сентября 2026 года законодательство допускает параллельное существование бумажных и электронных путевых листов (ЭПЛ). Это сделано для того, чтобы предприятия могли бесшовно внедрить ИТ-решения, такие как 1С:Управление автотранспортом (УАТ), и обучить персонал работе с ГИС ЭПД.
Важно помнить: хотя использование ЭПЛ сейчас является добровольным для большинства отраслей, с 1 сентября 2026 года он становится строго обязательным для перевозчиков алкогольной и спиртосодержащей продукции.
3 правила законного сочетания документов
- Отражение в учетной политике. Для легального использования обеих форм документов предприятие должно закрепить в своей учетной политике порядок применения как бумажных, так и электронных листов. Рекомендуется издать приказ, разграничивающий, какие подразделения или типы транспортных средств переводятся на ЭПЛ в рамках пилотного проекта, а какие остаются на бумаге.
- Недопустимость дублирования одного рейса. Один и тот же рейс нельзя оформлять одновременно и в бумажном, и в электронном виде. Это создает риск двойного списания расходов на ГСМ и может быть расценено ФНС как попытка завышения затрат. Документ должен быть оформлен строго в одном формате от момента выезда до закрытия рейса.
- Обеспечение проверки на дорогах. При использовании ЭПЛ водитель обязан предъявить инспектору ГИБДД специальный QR-код на экране мобильного устройства. Если в компании часть флота работает по «цифре», а часть — по бумаге, необходимо убедиться, что каждый водитель проинструктирован, какой именно тип документа он должен предъявить при проверке.
Преимущества раннего внедрения ЭПЛ
Переход на электронный формат уже сейчас, не дожидаясь осени 2026 года, дает бизнесу ряд преимуществ:
- Экономия времени: интеграция ЭПЛ с телемедициной сокращает время выпуска ТС на линию на 35–50%.
- Снижение издержек: административные расходы на документооборот падают на 70%.
- Налоговая безопасность: данные ГИС ЭПД в связке с телеметрией ГЛОНАСС служат неоспоримым доказательством обоснованности списания ГСМ перед ФНС.
Чек-лист подготовки к «Часу X»
Чтобы к осени 2026 года полностью отказаться от бумаги без штрафов, начните подготовку уже сегодня:
- Выпустите УКЭП или НЭП для всех ответственных лиц: медиков, механиков по выпуску и водителей.
- Настройте интеграцию вашей учетной системы (например, 1С:УАТ) с сертифицированным оператором ИС ЭПД.
- Обеспечьте водителей инструментами для работы оффлайн (генерация QR-кода в зонах с плохой связью).
Гибридный режим — это не просто возможность сэкономить на бумаге, а стратегический этап адаптации, который позволит вашей компании остаться в реестре надежных перевозчиков после завершения реформы
Финансовые услуги для автобизнеса
Реклама. ПАО «Т-Банк» erid: 2W5zFGocWPz, 2W5zFH6VUVo, 2W5zFHrjk6t. АО «Альфа-Банк» erid: 2W5zFH9ANKJ. ПАО «Банк ВТБ» erid: 2W5zFHDeSTJ.